Вопрос к опытным сметчикам,подскажите,как Вы храните документы???????? Создаете ли Вы отдельные папки для смет или подкалываете их к договорам, и вообще,как правильнее хранить акты,сметы и т.п?????????? Пытаюсь навести порядок в документах на своей работе, чтобы удобнее было отслеживать чего не хватает(директор у нас может долго не привозить подписанные документы или вообще забыть ) Заранее извеняюсь,если уже обсуждался этот вопрос!
Дата: Пятница, 16.10.2009, 10:00 | Сообщение #
Лейтенант
Награды:
Группа: Проверенные
Сообщений: 67
Репутация:
Статус: Offline
Мы храним. Отдельная папка. В ней : договор, к нему смета, к смете акт, к акту(или актам) кс3... . В начале папки вот такой листок...
Ташик, смета - обоснование цены договора. Соответственно и прилагается к нему. Потом следуют акты выполненных работ и справки КС-3. Правильнее хранить все вместе, а то получается договор у одного, КС-ки у буха, у сметчика сметы - в итоге неразбериха. Я лично сортирую документацию по Заказчикам - на каждого отдельная папочка, в папочке реестр, ну и отдельную папочку завела на прочих - единичных заказчиков. Фиксирую выполнение и на компьютере и в реестрах - в печатном виде.
Quote (Ташик)
директор у нас может долго не привозить подписанные документы или вообще забыть
А это уже обязанность буха или сметчика (смотря кто ведает сбором документов) - напомнить что отсутствуют документы. Отсутствующие документы по выполненным работам - это нарушение правил бухучета. Отступление от темы: у нас заказчик год не мог отдать документы, сметчик говорил что у него их нет, у бухов их тоже не было, а подписывали два экземпляра. Пришлось скинуть им служебку на имя директора - и все сразу нашлось Оказалось что они просто лежали уже подписанные в приемной
Дата: Пятница, 16.10.2009, 10:19 | Сообщение #
Сержант
Красноярск
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Красноярск
Сообщений: 33
Репутация:
Статус: Offline
veronika, Да уж, у нас заказчики почти всегда с большим опозданием отдают документы Я за 2 года что работаю, за своими слежу и то до сих пор половину не везет директор, а что делать с тем периодам когда меня не было,вообще не представляю, нет практически ничего ,т.к. своего сметчика не было все сметы и акты делались то у одних,то у других по знакомству,вот теперь разгребаю(((( (глаза боятся,а руки делают)
Добавлено (16.10.2009, 10:19) --------------------------------------------- а есть какой то нормативный документ, а то уменя бухгалтер говорит что акт КС-3 должны вместе со счетами фактурами храниться
А счета-фактуры хранят отдельно от всех других документов... КС-3 обычно вместе с КС-2 хранятся...
Дата: Пятница, 16.10.2009, 10:34 | Сообщение #
Сержант
Красноярск
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Красноярск
Сообщений: 33
Репутация:
Статус: Offline
slavalit, Спасибо
Дата: Пятница, 16.10.2009, 11:15 | Сообщение #
Генералиссимус
Награды:
Группа: Проверенные
Сообщений: 2707
Репутация:
Статус: Offline
Я всегда делаю папку, в ней все документы по определённой фирме, и ничего тогда не потеряется
Дата: Пятница, 16.10.2009, 11:35 | Сообщение #
Генерал-лейтенант
Москва
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Москва
Сообщений: 675
Репутация:
Статус: Offline
Мы делим документацию по заказчикам. КС-ки копируем и храним у себя (постоянно что-то нужно, поэтому к бухгалтерам не набегаешься, да и им папки тяжеленные поднимать...), оригиналы бухам. Договора лежат в отдельных папках (нам так удобнее). А хранят эту документацию-по-моему лет 5.
Дата: Пятница, 16.10.2009, 11:40 | Сообщение #
Сержант
Красноярск
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Красноярск
Сообщений: 33
Репутация:
Статус: Offline
ufdhbr, Гостья, понятно,спасибо )))) мы с бухгалтером и юристом в одном кабинете сидим и шкафы у нас общие )))))))))))))
Дата: Пятница, 16.10.2009, 16:20 | Сообщение #
Генералиссимус
Награды:
Группа: Проверенные
Сообщений: 8633
Репутация:
Статус: Offline
Quote (slavalit)
КС-3 обычно вместе с КС-2 хранятся...
Ну не совсем так... Практика (и лична, и сложившаяся) - сметы у сметчика в электронном виде, и копии подписанных смет, КС-2. кс-3... Подлинник смет с договором в сейфе директора (или гл.буха, или юриста, или нач.СДО, или нач.ПТО и т.д. и т.п)... А вот подлинник КС-3 всегда в бухгалтерии (если она есть в организации) со счётом-фактурой... Кс-2 (подлинник) обычно у того кто проверяет списание - или бух.мат.стола, или ПТО... В общем где как, кто как хочет...
Дата: Суббота, 17.10.2009, 14:23 | Сообщение #
Генерал-майор
Награды:
Группа: Проверенные
Сообщений: 308
Репутация:
Статус: Offline
Ещё имеет значение кто ты. заказчик или подрядчик. У нас. как у заказчика, структура такая: сметы в отдельных папках по стройкам, КС-2 в одной папке по порядку по месяцам с ежемесячным реестром, КС-3 аналогично.
Дата: Суббота, 17.10.2009, 14:46 | Сообщение #
Генералиссимус
Кемерово
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Кемерово
Сообщений: 4018
Репутация:
Статус: Offline
Главное так хранить, чтобы быстро найти при случае, тут уж у кого как принято
Дата: Суббота, 17.10.2009, 18:34 | Сообщение #
Генерал-лейтенант
Москва
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Москва
Сообщений: 675
Репутация:
Статус: Offline
Quote (Nerus)
Главное так хранить, чтобы быстро найти при случае, тут уж у кого как принято
А мы тут разглагольствуем. оказывается все так просто. Нерус
Дата: Понедельник, 19.10.2009, 04:19 | Сообщение #
Сержант
Красноярск
Награды:
Группа: Проверенные
Город: Красноярск
Сообщений: 33
Репутация:
Статус: Offline
спасибо, вот и стараюсь сделать так чтобы быстро все находить
Согласно п. 4.5 запрещено размещение материалов попадающих под действие Статьи 1259 и Статьи 1270 ГК РФ, на которые распространяются авторские права правообладателя, без согласования с ним. В случае обнаружения материалов нарушающих права правообладателя просим сообщить через форму обратной связи.
чтобы удобнее было отслеживать чего не хватает(директор у нас может долго не привозить подписанные документы или вообще забыть 
) 
Оказалось что они просто лежали уже подписанные в приемной
