Microsoft Office 2007: обзор версий и возможностей (часть 1)

Microsoft Office 2007 в бизнесе

Компания Microsoft позиционирует Office 2007 в качестве комплекта настольного и серверного программного обеспечения, помогающий существенно повысить индивидуальную производительность труда, упростить порядок совместной работы, упорядочить процессы и управление корпоративным содержимым, а также улучшить качество анализа дел в организации.

Создание профессионально оформленных документов осуществляется с помощью набора графических элементов в SmartArt Graphics. Функция инспектора документов в Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 поможет найти и удалить из документа нежелательные комментарии, индивидуальные сведения пользователя, скрытый текст и другие данные.

В Office Outlook 2007 можно эффективно устанавливать приоритеты по времени и задачам. Новая панель запланированных задач создает общее представление о ежедневных приоритетах, включающих сообщения электронной почты, помеченные флажками для контроля исполнения, предстоящие встречи, задачи, связанные с Office OneNote 2007, Office Project 2007, и Windows SharePoint Services. Данные можно найти с помощью функции мгновенного поиска по ключевым словам во всем Outlook 2007, включая вложения. Можно также задать критерии поиска, например дату, источник, цветовые категории, важность почтового сообщения и другие. Оптическое распознавание символов в Office OneNote 2007 позволяет искать рукописные заметки, текст на рисунках или произнесенные слова в аудио и видеозаписях.

Немедленный выход на сотрудника своей организации, обладающего необходимыми навыками и знаниями, возможен посредством поиска в сети знаний Microsoft Office SharePoint Server 2007, с её помощью можно получить информацию о должности, которую занимает тот или иной сотрудник в организации, что позволяет более эффективно осуществлять общение в сети. В веб-частях сети для общения по социальным вопросам используются сведения об организациях, сообществах пользователей и электронных адресах для получения более релевантных результатов поиска через "Мой узел" в Office SharePoint Server 2007.

Благодаря Office Groove 2007 повышается динамичность и эффективность работы внутри объединенной рабочей сред. Office Groove 2007 объединяет членов команды, средства, файлы и сведения в одном месте. Развернутые вместе, Office Groove 2007 и Office SharePoint Server 2007 обеспечивают общую среду сотрудничества, помогающую группам и организациям работать вместе и совместно использовать данные.

Управление проектами от запуска до завершения наиболее эффективно осуществлять с помощью Office Project Server 2007. Более прозрачный график выполнения работ, инструменты, повышающие качество принятия решений и помогающие наладить учет рабочего времени, позволяют руководителям легче планировать, контролировать и оценивать эффективность проекта.

Хранение на сервере и одновременное использование электронных таблиц Office Excel 2007, через интернет с помощью HTML обеспечивает их жёсткий контроль за счет применения инструментов управления документами и аудита.

Обеспечивается простота получения, архивирования и повторного использования общих знаний с помощью средств Wikis и сетевых журналов, которые теперь имеют улучшенную поддержку в Windows SharePoint Services. В новом Office 2007 можно использовать Office Word 2007 для создания сообщений в сетевых журналах с изображениями, сложным форматированием и проверкой орфографии. Кроме того, можно быстро публиковать сообщения во многих общих службах сетевых журналов.

Автоматизация документооборота с возможностью проверки и утверждения документов возможна с помощью Office SharePoint Server 2007, которая включает внешние шаблоны для лучшего понимания, к какому содержимому относится тот или иной документ.

Оптимизация процессов на основе форм обеспечивается благодаря новым возможностям серверных форм под названием InfoPath Forms Services, которые позволяют создавать многофункциональные динамические формы групп и организаций для сбора и многократного использования сведений, а также для обмена и управления информацией.

С помощью Microsoft Office SharePoint Server 2007 введен дополнительный контроль хранения сведений предприятия, архивирования и политик аудита, что позволяет соблюдать современные требования по хранению данных и их соответствию нормативной документации. Office SharePoint Server 2007 упрощает создание интеллектуальных инструментальных панелей для управления предприятием, содержащих основные динамические показатели эффективности (KPI) из книг Office Excel 2007 и отчётов Microsoft SQL Server Reporting Services. Определение, выбор и управление наиболее важными проектами возможно с помощью Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.

Библиотеки слайдов Office PowerPoint 2007 упрощают хранение и совместное использование слайдов в Office SharePoint Server 2007. Пользователи могут также обновлять слайды и синхронизировать их с соответствующими презентациями Office PowerPoint 2007.

Кроме документов можно найти любую нужную информацию с помощью новых функций поиска в Office SharePoint Server 2007, это позволит индексировать и получать данные, связанные с коллегами и партнерами, а также сведения из бизнес-приложений и отчетов на веб-узлах SharePoint.

Переходя к описанию некоторых базовых параметров Microsoft Office 2007, которые являются общими для всех выпусков, всё же хочу подчеркнуть, что применительно к каждой отдельной версии постоянно будут "всплывать" дополнительные подробности.

Структурные нововведения Microsoft Office 2007

Приступая к созданию заведомо более сложного пакета Office 2007, разработчики Microsoft преследовали цель создать новые возможности для более удобного и быстрого получения нужных результатов. Поэтому были сформулированы четыре главные цели разработки: упростить поиск и использование функций, уменьшить перегруженность и разобщенность дизайна, упростить обнаружение необходимых пользователю возможностей и помочь в создании хорошо оформленных документов.

В результате Microsoft Office 2007 получил заново разработанные меню и панели инструментов, плюс ряд новых возможностей, удобных для более быстрого выполнения задач.

На основании своего, хоть и небогатого опыта работы с Office 2007 могу сказать, что новое меню и панели инструментов хоть и стали насыщеннее и понятнее, но обращаться с ними удобно лишь мышкой, клавиатурные "скачки" через Alt, без горячих клавиш, стали как минимум сложнее. Ради чего же в Microsoft решились пойти на столь серьёзный шаг по изменению привычного интерфейса?

Объясняется это в первую очередь добавлением в приложения множества новых дополнительных возможностей и функций, из-за чего пользователям стало сложнее находить программные функции. В качестве примера приводится тот факт, что Microsoft Word 1.0 содержал порядка 100 команд и с помощью меню можно было просмотреть всё. В то же время Office Word 2007 содержит более 1500 команд. Вопрос нахождения команд является лишь одной из проблем, которые решаются с помощью нового пользовательского интерфейса.

Новые меню и панели инструментов, входящие в новый пользовательский интерфейс Microsoft Office UI, реализованы в таких программах как Office Access 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Word 2007, все они имеют новое оформление. Частично также переработан интерфейс Office Outlook 2007. Общий вид и стиль этих приложений рационализирован, введены новые технологии, предоставляющие возможность выбора потенциальных результатов, которые можно просматривать, отбирать и выбирать щелчком, а не использовать сложные диалоговые окна.

Интересно отметить, что пользовательский интерфейс расширяемым, набор функций доступен сторонним разработчикам. Разработчики имеют возможность добавлять вкладки, контекстные вкладки и галереи, а также интегрировать свои команды в существующие вкладки.

Формат Microsoft Office Open XML

Появление новых файловых форматов в Office 2007, казалось бы, ведёт к дополнительному усложнению и возникновению недоразумений. Однако мера это вынужденная, в связи с переводом Microsoft Office на открытый файловый стандарт XML, обеспечивающий более оперативное создание и сборку документа, ускоренный обмен данными. При этом новые форматы обеспечивают упрощённый режим обмена данными между приложениями Office 2007 и корпоративными бизнес-приложениями.

В основе нового пакета офисных форматов XML заложен открытый индустриальный стандарт XML и технология архивирования ZIP, доступная на бесплатной основе.

Среди плюсов новых XML-форматов называют компактные размеры получаемого файла – благодаря автоматическому сжатию документ может иметь размер на 75% меньше исходного. Помимо этого за счёт модульной схемы хранения данных облегчается восстановление данных в случае сбоя. Документы становятся менее уязвимы и безопасны за счёт того, что встроенный код вроде объектов OLE или кода Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) хранится в отдельной секции. Специфика файлового формата позволяет получить более простой непосредственный доступ к интегрированным данным, например, к таблицам, графикам и метаданным документа. Вместе с тем документ, в случае необходимости может распространяться на конфиденциальной основе. И ещё один плюс – после установки дополнительного обновления появляется обратная совместимость с приложениями Office 2000, Office XP и Office 2003.

Базовая структура всех XML-форматов в Office 2007 основана на пяти ключевых элементах – стартовой части (старшей в иерархии), XML части (файлы и папки с XML-контентом), не-XML части (например, изображения или объекты OLE), связывающей части (определяющей взаимодействие и иерархию других частей), а также ZIP-архив, объединяющий все элементы в единый файл.

К примеру, если вам попадётся XML-файл с разрешением .docx, то есть, созданный в Office Word 2007, вы запросто можете просмотреть его содержание обычным архиватором.

Для удобства расширения файлов в Microsoft Office 2007, несмотря на непривычный 4-буквенный вид, базируются на названиях предыдущих поколений приложений, с некоторой разницей для вариантов с макросами или без. Новые форматы файлов появились в таких приложениях как Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Microsoft Office Word 2007. Подробно сведения о новых типах файлов Microsoft Office 2007 изложены в таблице ниже.

Расширение	Приложение	Тип файла	Пояснение
.docx	Office Word 2007	Документ Office Word 2007 XML	Формат Office Word 2007 по умолчанию, не хранит макрокод VBA
.docm		Документ Office Word 2007 XML с макросами	То же с возможностью хранения макрокода VBA
.dotx		Шаблон Office Word 2007 XML	Шаблон Word по умолчанию
.dotm		Шаблон Office Word 2007 XML с макросами	То же с возможностью хранения макрокода VBA
.xlsx	Office Excel 2007	Рабочая книга Office Excel 2007 XML	Формат Office Excel 2007 по умолчанию без хранения макрокода VBA или макро страниц Microsoft Excel 4.0 (.xlm)
.xlsm		Рабочая книга Office Excel 2007 XML с макросами	То же с возможностью хранения макрокода VBA или макро страниц Microsoft Excel 4.0 (.xlm)
.xltx		Шаблон Office Excel 2007 XML	Формат по умолчанию для шаблонов Excel
.xltm		Шаблон Office Excel 2007 XML с макросами	То же с возможностью хранения макрокода VBA или макро страниц Microsoft Excel 4.0 (.xlm)
.xlsb		Бинарная рабочая книга Office Excel 2007 (BIFF12)	Быстро загружаемый и сохраняемый формат с поддержкой VBA, макросов Excel 4.0 и всех новых возможностей Office Excel 2007. Это формат - не на основе XML, не поддерживает сжатие ZIP
.xlam		Дополнение Office Excel 2007 XML с макросами	Добавочная программа для запуска дополнительного кода, использует XML для хранения данных. Поддерживается использование проектов VBA и макросов Excel 4.0
.pptx	Office Power Point 2007	Презентация Office PowerPoint 2007 XML	Формат PowerPoint XML по умолчанию, без использования элементов VBAProject или сохранения установок Action
.pptm		Презентация Office PowerPoint 2007 XML презентация	То же с возможностью хранения макрокода VBA
.potx		Шаблон Office PowerPoint 2007 XML	XML-шаблон PowerPoint без VBAProject и установок Action
.potm		Шаблон Office PowerPoint 2007 XML с макросами	То же с возможностью хранения макрокода VBA и установок Action
.ppam		Дополнение Office PowerPoint 2007 XML с макросами	XML-презентация PowerPoint с возможностью исполнения в качестве дополнительной программы
.ppsx		Шоу Office PowerPoint 2007 XML	XML-слайд-шоу PowerPoint с автозапуском, без поддержки элементов VBAProject
.ppsm		Шоу Office PowerPoint 2007 XML с макросами	То же с поддержкой VBA

На практике оказывается, что файлы в новых форматах, появившихся в Office Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 вполне можно открывать и в старых приложениях вроде Office Word, Excel и PowerPoint версий 2000, XP или 2003, но для этого необходима установка пакета Microsoft Office Compatibility Pack, при этом для файлов в форматах Word, Excel и PowerPoint 2007 при наличии операционной системы Windows, начиная с версии Windows 2000 с пакетом обновления 4, можно сохранять файлы в новых форматах Word 2007, Excel 2007 или PowerPoint 2007.

И последнее на сегодня – о требованиях к операционной системе для инсталляции и работы с Office 2007. Некоторые ошибочно полагают, что для этого обязательно необходима операционная система Windows Vista. На самом деле Microsoft Office 2007 отлично инсталлируется и работает под Microsoft Windows XP SP2, не хуже чем под Windows Vista. В нашей лаборатории мы уже поэкспериментировали с установкой Office 2007 под оба вида операционных систем с отличным успехом.

На сегодня всё. Вводная программа-минимум выполнена, а далее есть смысл рассказывать уже о конкретных примерах версий пакета; системных требованиях, процессе инсталляции и активации продукта, работе с отдельными приложениями Office 2007.

Пишите, насколько интересна вам тема Office 2007 и какие именно подробности интересуют. Дальнейшее развитие темы всецело зависит от ваших пожеланий.